Obecnie nie ma instytucji, która z urzędu kontroluje prawidłowość sprawowania zarządu nieruchomością (wyjątkiem jest zarząd sądowy, którego prawidłowość nadzoruje sąd). Przed deregulacją zawodu zarządcy nieruchomości można było złożyć skargę do Komisji Odpowiedzialności Zawodowej działającej przy Ministerstwie Infrastruktury, która w rozsądnym czasie była w stanie odnieść się do zarzutów stawianych zarządcy nieruchomości. Obecnie po deregulacji nie ma instytucji, która sprawuje nadzór nad zarządcą nieruchomości.

Co w takim razie można zrobić w sytuacji, gdy mamy wątpliwości co do jakości pracy zarządcy nieruchomości?

1. Najprostszym sposobem jest samodzielne skontrolowanie pracy zarządcy nieruchomości. Zakładając, że zarządca działa na nasze zlecenie a nie jesteśmy jedynie najemcą lokalu, któremu prawo do kontroli pracy zarządcy nie przysługuje. Nieco trudniejsza jest kontrola zarządcy nieruchomości z którym nie łączy nas umowa (przykładowo w spółdzielniach mieszkaniowych).

W miarę naszej wiedzy możemy sprawdzić takie podstawowe obszary pracy zarządcy nieruchomości jak:

– skuteczność w zakresie prowadzenia windykacji (jacy dłużnicy występują i co zarządca w tych sprawach zrobił),

– rzetelność realizacji budżetu (czy nie są przekraczane założone koszty, zasadność ponoszenia poszczególnych kosztów), płynność finansową (czy są środki na realizację bieżących zobowiązań),

– wypełnianie obowiązków w zakresie sporządzania i wysyłania deklaracji podatkowych (PIT, CIT, VAT, podatek od nieruchomości),

– terminowość przekazywania okresowych sprawozdań do których zobowiązuje umowa o zarządzanie nieruchomością,

– terminowość i kompletność dokonywania okresowych obowiązkowych kontroli budynku wraz z dalszym postępowaniem w zakresie usuwania zastrzeżeń pokontrolnych,

– tempo i skuteczność załatwiania spraw zgłaszanych przez użytkowników nieruchomości.

To tylko drobny wycinek pracy zarządcy nieruchomości, ale jego samodzielne zbadanie da nam ogólne pojęcie o jakości jego pracy. Warto do kompletu dokonać wizji lokalnej nieruchomości przy udziale zarządcy oraz zasięgnąć opinii osób, które nieruchomość użytkują.

2. Audyt nieruchomości przeprowadzony przez zewnętrzny podmiot specjalizujący się w kontroli jest najlepszym rozwiązaniem. Po pierwsze dokonują go osoby posiadające duże doświadczenie w zakresie zarządzania nieruchomościami, po drugie są to osoby dla których zarówno właściciele jak i zarządca są osobami obcymi, więc wykonają kontrolę obiektywnie, po trzecie będą sprawdzone kompleksowo wszystkie obszary pracy zarządcy. Równolegle wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie mogą zaproponować rozwiązania usprawniające obsługę nieruchomości. Audyt nieruchomości nie musi w związku z tym prowadzić do odwołania zarządcy nieruchomości. Czasami się po prostu zdarza, że zarządca w sprawach zasadniczych poprawnie wykonuje swoje obowiązki, ale ma problemy z prawidłową komunikacją z właścicielami nieruchomości.

3. W przypadku, gdy czynności kontroli pracy zarządcy nieruchomości podjęte samodzielnie, bądź przez zewnętrznego audytora wykazały poważne zastrzeżenia warto po prostu złożyć wypowiedzenie umowy o zarządzanie nieruchomością. Równolegle jeśli jest taka możliwość i wola można wejść w spór sądowy z dotychczasowym zarządcą nieruchomości. Nie warto, w przypadku wystąpienia poważnych zastrzeżeń, kontynuować współpracy z takim zarządcą, ale niezwłocznie zapewnić obsługę ze strony rzetelnego podmiotu.

4. Ustanowienie zarządcy sądowego jest rozwiązaniem ostatecznym w przypadku, gdy zarządca poważnie narusza swoje obowiązki, a właściciele nieruchomości nie są w stanie się porozumieć w sprawie odwołania zarządcy. Postępowanie sądowe o ustanowienie zarządcy nieruchomości trwa relatywnie długo i wcale nie daje gwarancji realizacji celów współwłaścicieli (zwłaszcza jeśli są rozbieżne), ale wystąpić o niego może każdy ze współwłaścicieli. Zarządca sądowy składa sprawozdania ze swojej działalności do sądu a nie do właścicieli i o zgodę na wykonanie czynności przekraczające zwykły zarząd prosi sąd. Nadzór nad zarządcą sądowym sprawuje właściwy sąd, który go powołał. Zarząd sądowy nie jest i nie powinien być docelowym sposobem obsługi nieruchomości, bo jest nieefektywny, pomimo tego, że zapewnia podstawową formalną poprawność. Zazwyczaj przyczyną sprawowania zarządu w taki sposób są konflikty pomiędzy współwłaścicielami nieruchomości, które nie są fizycznie podzielone. Lekarstwem na to jest po prostu zniesienie współwłasności.

Zapraszamy do kontaktu w przypadku zainteresowania wykonaniem audytu zarządzania nieruchomością, poszukiwania wsparcia w zakresie zniesienia współwłasności nieruchomości, czy też chęci współpracy ze sprawnym zarządcą nieruchomości.